文/李芳
做好合同管理是確保物業(yè)服務(wù)企業(yè)合規運行、降低風(fēng)險、提高效益的必要途徑。近年來(lái)，隨著(zhù)監察審計工作的加強，合同管理已經(jīng)成為歷次監察審計中的重要內容。從合同管理的基本特性來(lái)看，任何企業(yè)的合同管理都主要包括四個(gè)方面，分別是合同審批、合同執行、合同評價(jià)、合同付款，這四個(gè)方面是相輔相成，不可分割，缺一不可。其中合同評價(jià)是合同付款的前提，評價(jià)合格給予付款，評價(jià)不合格不予付款或扣款，這是合同管理最基本的要求，并且合同評價(jià)也是合同審計關(guān)注的重點(diǎn)，因為合同評價(jià)不僅重要而且是合同管理中容易被弱化的環(huán)節。物業(yè)服務(wù)企業(yè)的合同評價(jià)管理也不例外。
合同評價(jià)管理存在的主要問(wèn)題
目前來(lái)看，合同評價(jià)管理主要存在以下三個(gè)方面的問(wèn)題：
一是物業(yè)服務(wù)企業(yè)合同業(yè)務(wù)評價(jià)模式不統一
對不同類(lèi)別的合同會(huì )有不同的業(yè)務(wù)評價(jià)模式。譬如，服務(wù)類(lèi)和維保類(lèi)合同，評價(jià)模式都是不一樣的，有的是表格形式，有的是文字描述形式；即便是表格形式，但表格類(lèi)型也是不一樣的，文字描述也沒(méi)有固定格式要求?？傊?，評價(jià)的表現形式不一，導致合同付款審批時(shí)，領(lǐng)導審批效率低下，影響工作效率，如有的文字描述不清，不符合評價(jià)要求，還需返回重新評價(jià)，造成重復勞動(dòng)。
二是對供應商履約評價(jià)不及時(shí)或漏評
按照供應商管理規定，企業(yè)每年年底都應對供應商進(jìn)行一次評價(jià)，但在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì )出現對供應商履約評價(jià)不及時(shí)的情況。比如：合同執行完畢了，沒(méi)有及時(shí)評價(jià)，到年底再評價(jià)的時(shí)候，因時(shí)間長(cháng)而造成遺忘，因此對其的評價(jià)就會(huì )不準確，導致錯評的現象發(fā)生，甚至還會(huì )有漏評的情況。在每年的審計中，都會(huì )發(fā)現這樣的問(wèn)題，即在合同檔案中，沒(méi)有發(fā)現對供應商履約情況的評價(jià)。
三是對合同評價(jià)的監督不嚴格
不管是業(yè)務(wù)評價(jià)還是供應商履約評價(jià)，都是業(yè)務(wù)部門(mén)在具體進(jìn)行評價(jià)，監督部門(mén)是合同管理部門(mén)和財務(wù)部門(mén)，每次付款前，合同管理部門(mén)只是簡(jiǎn)單對業(yè)務(wù)評價(jià)進(jìn)行審核，主要監督是否有評價(jià)單，而對評價(jià)內容很少仔細審查。財務(wù)部門(mén)也是對評價(jià)單的審核不夠重視，沒(méi)有對評價(jià)是否符合付款要求做判定，只是關(guān)注有無(wú)評價(jià)單。
物業(yè)服務(wù)企業(yè)合同評價(jià)的應對措施
為做好合同評價(jià)工作，物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以采取以下舉措：
統一業(yè)務(wù)評價(jià)模版
評價(jià)單有一個(gè)共同的特點(diǎn)，就是都以文字描述進(jìn)行評價(jià)，為提高工作效率，最好對業(yè)務(wù)評價(jià)做到量化管理，對關(guān)鍵關(guān)注點(diǎn)進(jìn)行量化，給予一定的分值，最后給予一個(gè)評判標準，多少分是標準分，達不到標準分即為不合格，低于標準分每分扣多少錢(qián)等，并在合同上進(jìn)行明確。
所有的服務(wù)類(lèi)合同的業(yè)務(wù)評價(jià)，都可以采用這樣的模版，比如：秩序維護、保潔、垃圾清運、消殺服務(wù)、外墻清洗、石材翻新、維保類(lèi)合同等等。統一模版并進(jìn)行量化后，對業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō)，具有很強的可操作性，同時(shí)對審批人來(lái)說(shuō)，也能一眼看出該業(yè)務(wù)評價(jià)是否滿(mǎn)足要求，且能很快捕捉到有用的信息，提高審批效率及正確率。
完善制度，明確供應商履約評價(jià)頻率和要求
在供應商管理制度中，物業(yè)服務(wù)企業(yè)要明確供應商履約評價(jià)的具體要求，主要包括評價(jià)方式、評價(jià)頻率、評價(jià)流程等。
筆者以為，在評價(jià)過(guò)程中最好采用表格量化打分的評價(jià)方式，并且要統一格式，這樣執行起來(lái)比較簡(jiǎn)單，審核也便捷；至于評價(jià)頻率，則要對不同類(lèi)型的合同采用不同的評價(jià)頻次，比如工程類(lèi)合同，除尾款外，要在最后一次合同款支付前，對供應商在履行合同過(guò)程中的績(jì)效進(jìn)行評價(jià)；對于服務(wù)類(lèi)合同，應在每份合同執行完畢前，對供應商進(jìn)行履約評價(jià)；如果是跨年的服務(wù)類(lèi)合同，則應該每年年底前對當年的履約情況進(jìn)行一次動(dòng)態(tài)評價(jià)，待合同執行完畢后，對每年的評價(jià)取平均值作為整個(gè)合同期的評價(jià)結果。其他類(lèi)合同，比如咨詢(xún)、檢測等，要在每份合同執行完畢前評價(jià)。
同時(shí)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)還應將量化打分表格附在供應商管理制度里面。
在合同付款方式中明確供應商履約評價(jià)的時(shí)間節點(diǎn)
供應商履約評價(jià)不僅要在制度中明確，而且在合同中也要明確，在制度中明確是要求，在合同中明確是執行，要在合同付款方式中明確供應商履約評價(jià)的時(shí)間節點(diǎn)，并將上述《供應商績(jì)效評價(jià)表》掛接在合同附件里面。具體表述實(shí)例如下：
實(shí)例一：工程改造類(lèi)合同，承包方完成本合同項下的工作、提交工作成果，發(fā)包方簽署工作成果驗收證明后30個(gè)工作日內，發(fā)包方根據承包人提供的有效全額發(fā)票及供應商履約評價(jià)表，應向承包方支付合同含稅總價(jià)的97%。
實(shí)例二：服務(wù)、維保類(lèi)合同，費用按季度結算，每季度結束后，甲方對乙方的上季度服務(wù)進(jìn)行業(yè)務(wù)評定，評定完成后，根據評定結果開(kāi)具發(fā)票金額，在收到合格的增值稅專(zhuān)用發(fā)票之日起30日內付款。在最后一次付款前，甲方要對供應商履約情況進(jìn)行評價(jià)，并作為付款支持材料。
合同崗和財務(wù)崗加強監督
合同管理部門(mén)應按照合同約定，對其是否具有業(yè)務(wù)評價(jià)表進(jìn)行審核，同時(shí)對業(yè)務(wù)評價(jià)的合規性進(jìn)行判定，財務(wù)部門(mén)也要對評價(jià)進(jìn)行復審，對照合同付款條件，來(lái)判定是否滿(mǎn)足付款要求。
綜上所述，合同管理的規范與否，不僅要重視簽訂環(huán)節，更要重視執行環(huán)節，真正做到對合同的全生命周期進(jìn)行管理，才算是對合同管理合規化管理，以致于可以提升企業(yè)的核心競爭力。合同評價(jià)是對合同生命周期的執行環(huán)節進(jìn)行管理，通過(guò)完善制度，統一量化打分的評價(jià)模式，并明確評價(jià)的時(shí)間節點(diǎn)，最后做好監督管理。（原載于《中國物業(yè)管理》雜志2022年第5期，作者單位：中海實(shí)業(yè)有限責任公司）