在成都中海名城小區，中海物業(yè)聯(lián)合街道、社區、地產(chǎn)、業(yè)委會(huì )等，針對園區道路、設施設備進(jìn)行品質(zhì)提升，逐一解決項目老舊問(wèn)題，讓業(yè)主生活便利的同時(shí)，實(shí)現房屋的保值增值。
文 / 李振喜 金水勇 徐彥林 劉華偉
對于物業(yè)服務(wù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，合法、合規、合情用好住宅小區專(zhuān)項維修資金，保障小區共用部位、共用設施設備的維修和正常使用是一張必答卷。中海物業(yè)按照“PDCA”工作方法（計劃、執行、檢查、處理），制定了《中海物業(yè)住宅專(zhuān)項維修資金啟用管理細則》，嚴格依法依規使用維修資金，交出了一份令各方滿(mǎn)意的合規使用住宅專(zhuān)項維修資金的答卷。
法律依據和制度
在《中華人民共和國民法典》《物業(yè)管理條例》《住宅專(zhuān)項維修資金管理辦法》《住宅專(zhuān)項維修資金會(huì )計核算辦法》《住宅專(zhuān)項維修資金管理信息系統技術(shù)規范》和各地制定的專(zhuān)項維修資金使用管理辦法中，明確規定專(zhuān)項維修資金的交存、使用、核算、監督管理、信息管理和法律責任等內容。
2019年，中海物業(yè)就根據上述法律法規和相關(guān)條例辦法，由業(yè)務(wù)、財務(wù)和人力等部門(mén)聯(lián)合制定了《中海物業(yè)住宅專(zhuān)項維修資金啟用管理細則》。2020年，在《中華人民共和國民法典》和《住宅專(zhuān)項維修資金會(huì )計核算辦法》發(fā)布后，中海物業(yè)依據其條款及時(shí)修訂了《中海物業(yè)住宅專(zhuān)項維修資金啟用管理細則》，并在2021年1月民法典和會(huì )計核算辦法實(shí)行時(shí)同步執行，還在附件中采用《中海物業(yè)招標及采購管理辦法》規范專(zhuān)項維修資金合法合規使用，實(shí)現業(yè)財一體化。同時(shí)，附件還更新了各地專(zhuān)項維修資金的管理規定，要求各地分公司結合當地的規定制定適合自身的制度和流程。中海物業(yè)明確專(zhuān)項維修資金啟用要遵循依法依規、客觀(guān)、公開(kāi)、公平、公正的原則。
具體實(shí)施步驟
住宅專(zhuān)項維修資金使用可分為資金劃轉業(yè)主大會(huì )管理前和劃轉后兩種情況，應急專(zhuān)項維修資金使用同樣按照資金劃轉前后分為兩類(lèi)，分別是啟用辦法和流程。
（一）在住宅專(zhuān)項維修資金劃轉業(yè)主大會(huì )管理前，需要使用住宅專(zhuān)項維修資金的，啟用辦法和流程如下：
1.物業(yè)服務(wù)企業(yè)根據維修、更新和改造項目的需要提出使用建議；沒(méi)有物業(yè)服務(wù)企業(yè)的，由相關(guān)業(yè)主提出使用建議；
2.業(yè)主共同決定事項，當由專(zhuān)有部分面積占比三分之二以上的業(yè)主且人數占比三分之二以上的業(yè)主參與表決。同時(shí)應當經(jīng)參與表決專(zhuān)有部分面積過(guò)半數的業(yè)主且參與表決人數過(guò)半數的業(yè)主同意（注：此處民法典對原有規定進(jìn)行了修改并放寬）；
3.物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者相關(guān)業(yè)主組織制定實(shí)施使用方案；
4.物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者相關(guān)業(yè)主持有關(guān)材料，向所在地直轄市、市、縣人民政府建設（房地產(chǎn)）主管部門(mén)申請列支；其中，動(dòng)用公有住房住宅專(zhuān)項維修資金的，向負責管理公有住房住宅專(zhuān)項維修資金的部門(mén)申請列支；
5.直轄市、市、縣人民政府建設（房地產(chǎn)）主管部門(mén)或者負責管理公有住房住宅專(zhuān)項維修資金的部門(mén)審核同意后，向專(zhuān)戶(hù)管理銀行發(fā)出劃轉住宅專(zhuān)項維修資金的通知；
6.專(zhuān)戶(hù)管理銀行將所需住宅專(zhuān)項維修資金劃轉至維修單位。
（二）在住宅專(zhuān)項維修資金劃轉業(yè)主大會(huì )管理后，需要使用住宅專(zhuān)項維修資金的，啟用辦法和流程如下：
1.物業(yè)服務(wù)企業(yè)提出使用方案，使用方案應當包括擬維修和更新、改造的項目、費用預算、列支范圍、發(fā)生危及房屋安全等緊急情況以及其他需臨時(shí)使用住宅專(zhuān)項維修資金的情況的處置辦法等；
2.業(yè)主大會(huì )依法通過(guò)使用方案；
3.物業(yè)服務(wù)企業(yè)組織落實(shí)使用方案；
4.物業(yè)服務(wù)企業(yè)持有關(guān)材料向業(yè)主委員會(huì )提出列支住宅專(zhuān)項維修資金；其中，動(dòng)用公有住房住宅專(zhuān)項維修資金的，向負責管理公有住房住宅專(zhuān)項維修資金的部門(mén)申請列支；
5.業(yè)主委員會(huì )依據使用方案審核同意后，并報直轄市、市、縣人民政府建設（房地產(chǎn)）主管部門(mén)備案；動(dòng)用公有住房住宅專(zhuān)項維修資金的，經(jīng)負責管理公有住房住宅專(zhuān)項維修資金的部門(mén)審核同意；直轄市、市、縣人民政府建設（房地產(chǎn)）主管部門(mén)或者負責管理公有住房住宅專(zhuān)項維修資金的部門(mén)發(fā)現不符合有關(guān)法律法規、規章和使用方案的，應當責令改正；
6.業(yè)主委員會(huì )、負責管理公有住房住宅專(zhuān)項維修資金的部門(mén)向專(zhuān)戶(hù)管理銀行發(fā)出劃轉住宅專(zhuān)項維修資金的通知；
7.專(zhuān)戶(hù)管理銀行將所需住宅專(zhuān)項維修資金劃轉至維修單位。
（三）緊急情況下需要維修建筑物及其附屬設施的，業(yè)主大會(huì )或者業(yè)主委員會(huì )可以依法申請使用建筑物及其附屬設施的維修資金。按照以下規定列支住宅專(zhuān)項維修資金：
1.住宅專(zhuān)項維修資金劃轉業(yè)主大會(huì )管理前，按照上述情況一中第4、5、6項的規定辦理；
2.住宅專(zhuān)項維修資金劃轉業(yè)主大會(huì )管理后，按照上述情況二中第4、5、6、7項的規定辦理；
3.發(fā)生前款情況后，未按規定實(shí)施維修和更新、改造的，直轄市、市、縣人民政府建設（房地產(chǎn)）主管部門(mén)可以組織代修，維修費用從相關(guān)業(yè)主住宅專(zhuān)項維修資金分戶(hù)賬中列支；
4.發(fā)生危及房屋安全等緊急情況所含范圍一般為：
4.1電梯、水泵故障影響正常使用的；
4.2共用屋面防水層、外墻破損造成大面積滲漏嚴重影響業(yè)主生活，經(jīng)有資質(zhì)鑒定機構出具證明的；
4.3外墻墻面有脫落危險，經(jīng)有資質(zhì)鑒定機構出具證明的；
4.4消防系統故障，消防管理部門(mén)出具整改通知書(shū)的；
4.5其他與法律法規、規章和有關(guān)技術(shù)標準規定不符，經(jīng)有關(guān)部門(mén)認定必須立即維修和更新、改造的。
典型案例
過(guò)去多年間，中海物業(yè)啟用住宅項目專(zhuān)項維修資金上億元，在100多座城市近900個(gè)項目實(shí)施近2000余項各類(lèi)工程項目，主要解決消防故障、外墻脫落、高空拋物、電動(dòng)車(chē)充電等安全隱患，同時(shí)對道路破損、屋面滲水、電梯和水泵故障、管道滲漏等進(jìn)行維修。
位于北京市朝陽(yáng)區北苑路的光大名筑小區于2004年建成投入使用，年代較為久遠，房齡近20年。自2016年至今，中海物業(yè)聯(lián)動(dòng)多方力量，利用較為成熟的專(zhuān)項維修資金提取機制，邀請動(dòng)員多方力量參與協(xié)商議事，按規定和流程由多數業(yè)主簽字同意，進(jìn)行過(guò)四次大修，其中對17部電梯進(jìn)行大修，對小區樓宇外立面進(jìn)行1次維修，共計使用維修資金約700余萬(wàn)元，順利解決居民出行和園區安全問(wèn)題。位于北京西城區的海云軒是中海物業(yè)外接項目，于2001年建成投入使用，房齡22年，項目于2022年順利啟動(dòng)專(zhuān)項維修資金提取程序，并提取300余萬(wàn)元更換電梯，讓居民踏實(shí)享受更換電梯帶來(lái)的實(shí)惠，有效促進(jìn)社區和諧。在北京中海學(xué)院派，連續通過(guò)提取專(zhuān)項維修資金為小區進(jìn)行屋頂防水處理、電梯大修和消防系統更換。
注意事項
相對于業(yè)主，物業(yè)服務(wù)人員具有相對專(zhuān)業(yè)的知識和能力，在維修資金使用和項目實(shí)施驗收的過(guò)程中，要發(fā)揮好大管家的作用，有效實(shí)施監督監理。目前來(lái)看，專(zhuān)項維修資金使用中常見(jiàn)的一些問(wèn)題有以下幾個(gè)方面。
騙取資金
主要風(fēng)險：維修部位是否確實(shí)存在問(wèn)題，是否符合維修資金使用的要求，要防范虛假維修、謊報維修帶來(lái)的風(fēng)險。通過(guò)了解，個(gè)別物業(yè)服務(wù)企業(yè)管理的小區，在使用維修資金時(shí)可能會(huì )出現屋面維修造假，故意擴大漏水點(diǎn)位，騙取維修資金使用的情況。此問(wèn)題一般出現在維修資金使用的早期，該行為涉及違法。
防控措施：維修資金使用的管理部門(mén)，應及時(shí)了解小區情況，專(zhuān)項維修資金維修申請時(shí)，及時(shí)到場(chǎng)查看，確認維修部位現場(chǎng)情況及維修的必要性。
流程合規
主要風(fēng)險：維修是否按流程執行，先維修后申報情況。在使用專(zhuān)項維修資金維修時(shí)，出現一些應急維修，如電梯維修、漏水維修、管道維修等，管理處為了減少對業(yè)主的影響，聯(lián)系施工單位先行維修，后補維修資金使用手續。然而在申報維修時(shí)，業(yè)主見(jiàn)維修已經(jīng)完成，對自己的影響消失，不愿意啟用維修資金，導致款項無(wú)法撥付。
防控措施：在緊急情況維修時(shí)，也應按照前述流程開(kāi)展。為了減少對業(yè)主的影響，可以在公示結束后即聯(lián)系施工單位開(kāi)始維修，這樣既提前了維修進(jìn)度，同時(shí)也規避了業(yè)主不同意維修的風(fēng)險。
施工質(zhì)量
主要風(fēng)險：業(yè)主對施工質(zhì)量的質(zhì)疑經(jīng)常出現在維修資金使用前，業(yè)主懷疑前期房屋建設是施工單位偷工減料，施工質(zhì)量不合格，竣工驗收不符合要求，致使房屋滲漏、設備故障等情況，導致業(yè)主投訴和維修無(wú)法進(jìn)行的情況。
防控措施：管理處在接收項目時(shí)，應著(zhù)重對竣工資料、施工情況進(jìn)行檢查，及時(shí)留存竣工資料。同時(shí)，質(zhì)保期內應及時(shí)要求施工單位對出現的問(wèn)題進(jìn)行維修，并將維修情況向業(yè)主公示。質(zhì)保期滿(mǎn)后，對質(zhì)保部位進(jìn)行全面檢查，得到業(yè)主認可后清退質(zhì)保金。質(zhì)保期全過(guò)程留存相關(guān)證據資料，以便業(yè)主質(zhì)疑時(shí)作出解釋。
作者單位：中海物業(yè)集團有限公司