物業(yè)管理招投標標書(shū)制作初探
文/鄧乃鴻
隨著(zhù)《物業(yè)管理條例》的頒布實(shí)施，物業(yè)管理招投標逐漸成為承接物業(yè)管理項目的主要方式，無(wú)論是物業(yè)管理企業(yè)還是建設單位、業(yè)主和政府行政管理部門(mén)，都將面對物業(yè)管理招投標的運行規則。面對新形勢，物業(yè)管理企業(yè)除了應該學(xué)習、掌握《物業(yè)管理條例》、《前期物業(yè)管理招投標管理暫行辦法》等相關(guān)規定外，還要掌握物業(yè)管理招投標實(shí)務(wù)的操作方法，這對于參加投標的物業(yè)管理企業(yè)是非常重要的。
在實(shí)際招投標的過(guò)程中，投標企業(yè)的標書(shū)起到了至關(guān)重要的作用，標書(shū)的制作應該引起廣大物業(yè)管理企業(yè)的高度重視。
一、做好標書(shū)制作的準備工作
對于投標的物業(yè)管理企業(yè)，及時(shí)獲得有關(guān)項目的招標信息，可以說(shuō)是展開(kāi)項目的第一步。因此，獲得項目信息的時(shí)間越早，就能夠爭取到越多的時(shí)間，中標的可能性就越大，獲得招標信息最為常見(jiàn)的途徑是招標通告。
獲得招標信息之后，投標的物業(yè)管理企業(yè)就應該積極與用戶(hù)、項目主管單位建立聯(lián)系，爭取在招標通告前，甚至在項目進(jìn)行評估和可行性研究的階段介入，及早了解招投標者對物業(yè)管理的設想和安排。這些工作的好處體現在三個(gè)方面：
首先，通過(guò)這些工作，投標的物業(yè)管理企業(yè)可以及早了解業(yè)主或建設單位制訂的物業(yè)管理項目的詳細要求，包括招投標項目概況、招標對象、招標說(shuō)明、“標”或“包”的具體劃分、采用的技術(shù)規范和對工作的特殊要求等。更重要的是，業(yè)主或建設單位在立項、研究和設計等工作的過(guò)程中，往往已經(jīng)形成了一些意向性的想法，包括對物業(yè)管理企業(yè)的看法等，投標物業(yè)管理企業(yè)如果在交流中盡量掌握這些信息，就可以有針對性地做好前期工作，及早開(kāi)展投標的準備工作。
其次，投標的物業(yè)管理企業(yè)可以通過(guò)與業(yè)主或建設單位的接觸，進(jìn)行充分的技術(shù)交流。一方面，可以起到介紹和宣傳的作用，讓業(yè)主或建設單位對物業(yè)管理企業(yè)及其服務(wù)有一個(gè)感性認識；另一方面也可以對業(yè)主的要求有更深刻的理解，以便在編制投標文件時(shí)準確響應或著(zhù)重加以說(shuō)明。某些時(shí)候，當業(yè)主或建設單位尚未確定招標文件某一部分的具體內容及指標時(shí)，通過(guò)技術(shù)交流，可能使用戶(hù)愿意采用投標物業(yè)管理企業(yè)提供的服務(wù)及管理模式；當業(yè)主在設計中有不當之處時(shí)，通過(guò)技術(shù)交流幫助業(yè)主作出修改，加深業(yè)主對投標物業(yè)管理企業(yè)的信任，這都會(huì )對投標物業(yè)管理企業(yè)非常有利。
另外，在長(cháng)時(shí)間的接觸和交流過(guò)程中，如果投標物業(yè)管理企業(yè)能夠抓住機會(huì )，為業(yè)主或建設單位提供一些力所能及的服務(wù)，都會(huì )給對方留下良好的印象，為將來(lái)的合作打下良好的基礎。
二、標書(shū)制作中的幾個(gè)問(wèn)題
項目招標之后直至開(kāi)標之前的這段時(shí)間，可以說(shuō)是投標物業(yè)管理企業(yè)的沖刺階段。投標物業(yè)管理企業(yè)在此過(guò)程中要注意以下幾個(gè)方面：
1、根據招標文件的要求，制訂投標文件的制作進(jìn)度計劃，有條不紊地制作投標文件，以免造成文件的缺失或對招標文件的未響應。要仔細研究招標文件，尤其要注意文件中的一些特殊規定，例如有的招標文件中要求投標物業(yè)管理企業(yè)所提供的營(yíng)業(yè)執照、財務(wù)報表等資格文件必須經(jīng)過(guò)公證機關(guān)的公證，如果忽略了這些要求，就可能導致廢標。
2、針對招標文件中的主要技術(shù)問(wèn)題，多與業(yè)主或建設單位聯(lián)系和溝通，掌握用戶(hù)的要求和意圖。如果用戶(hù)組織了標前會(huì )和現場(chǎng)考察，一定要事先做充分準備，以便及時(shí)得到滿(mǎn)意的答復和澄清，并在投標文件中給予充分明確的響應。
三、投標人在編制投標文件時(shí)要注意的問(wèn)題
投標文件是投標方對招標文件的直接響應，投標文件應及時(shí)對招標文件提出的實(shí)質(zhì)性的要求和條件做出回答。編制投標文件時(shí)要圍繞主題進(jìn)行論述：
1、把握主題
投標人應當認真研究、正確理解招標文件的全部?jì)热?，并在此基礎上按要求編制招標文件，切忌偏題。努力圍繞“如何能夠全面、客觀(guān)反映招標人本次招標情況”這一出發(fā)點(diǎn)去編制投標文件，細化各項條目。
2、嚴格規范
投標文件必須對招標文件中有關(guān)招標項目的研發(fā)內容、技術(shù)要求、項目?jì)r(jià)格、實(shí)施計劃等主要內容進(jìn)行填報和說(shuō)明。投標文件中使用的計量單位，除招標文件中有特殊要求外，應采用法定計量單位。
投標單位不得修改招標文件的要求，不能遺漏或回避招標文件中必須回答的問(wèn)題，更不能提出任何附帶條件。投標人應當按照招標文件的要求編制投標文件，投標文件應當對招標文件提出的實(shí)質(zhì)性要求和條件做出明確回答。
3、真實(shí)有效
投標文件中闡述的內容、提供的證明材料必須真實(shí)可靠，客觀(guān)反映投標人的情況，不得弄虛作假，必須遵守有關(guān)的國家法律、法規和條例。
4、統籌考慮
投標文件的內容可能牽涉到技術(shù)、經(jīng)濟、資信等各方面的問(wèn)題，因此，投標人要組織相關(guān)部門(mén)的人員分頭編制。同時(shí)，整個(gè)投標文件的內容應保持一致性和貫徹性，投標書(shū)按統一格式書(shū)寫(xiě)。
5、合理設置文檔
一份完整合格的投標文件，不僅要有詳實(shí)的內容，也要有封面、目錄、頁(yè)眉、頁(yè)腳等，且在頁(yè)面安排、標題設置、圖表說(shuō)明的字體、字號、色彩的運用上合理得體，既符合項目的嚴謹性，又要體現自己的特色。在編制技術(shù)標書(shū)過(guò)程中，應避免因偏離要求而影響技術(shù)評分，或指標過(guò)優(yōu)而抬高了報價(jià)，影響開(kāi)標結果。而對于用戶(hù)較為重視的指標，則可以適當地加以?xún)?yōu)化，并在投標文件相應的部分，加以詳細的描述，以引起招標方在評標時(shí)的興趣和重視，有利于爭取中標。
四、確定投標價(jià)格時(shí)要注意的幾個(gè)問(wèn)題
在國際公開(kāi)招標的情況下，一般來(lái)說(shuō)，按照招標文件規定的評標因素評估的最低價(jià)格的投標，即為中標。因此，投標價(jià)格是影響評標的關(guān)鍵因素，在確定報價(jià)時(shí)，應注意以下幾個(gè)方面：
1、在確定報價(jià)時(shí)，應與業(yè)主或建設單位采取雙方坦誠相待的原則。很多物業(yè)管理企業(yè)參加公開(kāi)招標的經(jīng)驗不足，往往存在僥幸心理，或者希望在價(jià)格上留一手，賺取高額利潤，或者企圖以不合理的低價(jià)搶標，有些物業(yè)管理企業(yè)參與競爭只是為了擴大公司的對外影響，并不在乎企業(yè)效益問(wèn)題，所以虧損也在所不惜。這些行為都是不正當的。投標物業(yè)管理企業(yè)應確定合理的利潤比例，經(jīng)過(guò)努力即使最終未能中標，也不會(huì )留有遺憾。
2、在確定報價(jià)時(shí)，要注意分析競爭對手的情況，一般來(lái)說(shuō)，每個(gè)投標物業(yè)管理企業(yè)在作價(jià)時(shí)，都有自己的原則和規律，因此，在每次投標前，都要盡量摸清其他參與投標的對手的名單，搜尋以往在類(lèi)似項目中該投標物業(yè)管理企業(yè)的投標價(jià)格，結合當時(shí)與現在其他因素的變化，分析測算對手在此次投標中的可能報價(jià)范圍，從而為自己的最終報價(jià)提供參考。
3、在確定報價(jià)時(shí)，還要考慮可能影響中標后項目收益的一些因素，如原材料價(jià)格、人工費用、管理費用等，以確定最終的報價(jià)。
總之，在物業(yè)管理招投標過(guò)程中，要樹(shù)立競爭意識、公德意識，除了依靠法律和行政手段規范外，還須倡導建立道德秩序。這種道德秩序就是重視信譽(yù)、注重企業(yè)形象、遵紀守法、公平參與，自覺(jué)抵制不正當競爭，將物業(yè)管理招投標引入法制化、規范化、科學(xué)化的軌道，保證我國物業(yè)管理事業(yè)的不斷發(fā)展。
作者系中房集團北京物業(yè)管理有限公司總經(jīng)理