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網(wǎng)絡(luò )信息時(shí)代的物業(yè)管理
文/ 梁珞圣
企業(yè)信息化一直是人們關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)。在電子商務(wù)大潮沖擊下，企業(yè)信息化具有了更多的機會(huì )，也面臨著(zhù)更多的選擇。當今時(shí)代，由于競爭戰略基本一致，多數的物業(yè)管理公司都擁有一套在物業(yè)管理行業(yè)內應如何競爭的隱藏信念，都有同樣的關(guān)于業(yè)主最需要什么、業(yè)主最重視什么、物業(yè)管理行業(yè)應該提供什么樣的產(chǎn)品或增值服務(wù)的共識。而有這樣共識的物業(yè)管理公司越多，競爭就越激烈。
因此，培育和創(chuàng )建新的市場(chǎng)空間，即用另一種思維模式進(jìn)行思考就顯得尤為重要。作為當今最尖端的技術(shù)，計算機應用及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的創(chuàng )新和發(fā)展的速度為人所矚目。人們越來(lái)越認識到每一個(gè)創(chuàng )新發(fā)展都會(huì )為整個(gè)計算機應用的發(fā)展增加新的動(dòng)力,開(kāi)拓出新的領(lǐng)域，使之獲得新的能力或功能，拓展其應用的空間，增加新的應用內涵。
物業(yè)管理工作中應用計算機網(wǎng)絡(luò )的必要性
當前物業(yè)管理工作大多還應用“傳統”的管理方式與方法，從而造成了許多的問(wèn)題和不便。例如，住戶(hù)入住時(shí)的簽報紀錄、統計、匯報都是手工三級記賬，這樣不僅工作量大、而且還易出差錯；各種類(lèi)型的房屋管理之間的入住和變動(dòng)情況不能準確、及時(shí)匯報，以至管理公司與管理處之間的資源調配無(wú)法科學(xué)、及時(shí)地進(jìn)行，無(wú)法實(shí)現資源最優(yōu)配置；資源管理不清，退、調、換、損、買(mǎi)、賣(mài)等特殊業(yè)務(wù)容易出問(wèn)題，可靠程度低；類(lèi)型的劃分、類(lèi)別的劃分沒(méi)有科學(xué)依據，類(lèi)型轉換和數據統計分析實(shí)現困難，工作量大；企業(yè)領(lǐng)導無(wú)法對業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行嚴格控制，價(jià)格體系混亂，很難對業(yè)務(wù)人員的實(shí)際工作進(jìn)行全面的考核。由于物業(yè)管理涉及的管理范圍較為廣泛，管理內容繁雜，加上政策性等變動(dòng)因素，日常工作需要耗費大量人力和物力，而采用現代化計算機管理手段是一種行之有效的解決辦法。
計算機網(wǎng)絡(luò )在物業(yè)管理中的作用及應用現狀
使用計算機（網(wǎng)絡(luò )）不僅可以避免這些麻煩，還可以節省大量的人力、物力和財力，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。其作用主要體現在：
1、全方位的快速查詢(xún)，減少重復勞動(dòng)：物業(yè)管理中房產(chǎn)資料、業(yè)主資料、住戶(hù)資料以及文件檔案的數量龐大，手工整理、統計匯總工作量非常大，而且繁瑣，查詢(xún)某房產(chǎn)或業(yè)主資料往往需要較長(cháng)時(shí)間。通過(guò)計算機輔助管理，可以隨時(shí)按業(yè)主名稱(chēng)、房號、房類(lèi)、朝向、面積等多種條件任意查詢(xún)，減少大量重復工作，大大提高工作效率。
2、完整的工程及服務(wù)檔案，提高管理水平：物業(yè)管理除了涉及房產(chǎn)、業(yè)主和客戶(hù)管理之外，更需要提供工程設施維護、維修、裝修服務(wù)與管理。計算機網(wǎng)完整的工程檔案與服務(wù)檔案可以使管理人員隨時(shí)了解最新的情況，更可以規范維護、服務(wù)標準，幫助管理人員合理安排工作時(shí)間。
3、各項費用自動(dòng)計算，減少人工差錯與負擔：物業(yè)管理中一項重要的工作是各項費用的計算、統計、匯總，然而由于費用項目較多、計算方法繁瑣，手工除了操作差錯率較高，而且工作負擔繁重。計算機管理利用了計算機運算速度快、準確率高的特點(diǎn)，使得各項費用的計算、統計、匯總工作既簡(jiǎn)單、方便，又能輕松自如。
4、自動(dòng)控制各項費用收繳，保證公司收益：管理費用的收繳是管理公司能夠正常運營(yíng)的保證。通過(guò)客戶(hù)自覺(jué)交費和人工催收，往往效率較低，難以應付自如。計算機管理可以隨時(shí)監控客戶(hù)交費和欠費情況，自動(dòng)打印繳費通知書(shū)和催款通知書(shū)，提高收費效率，使收費工作應付自如，提高資金的回收速度。
5、靈活、準確的收費，提高財務(wù)工作效率：管理面積越大、戶(hù)數越多，財務(wù)收費工作越繁重，大量水電費、管理費等其他費用收費不但繁雜，而且容易產(chǎn)生差錯。用計算機管理收費，靈活性、準確性大大提高?？蛻?hù)不但可以分項付款，還可以預付各項費用，大大降低財務(wù)收費人員的勞動(dòng)強度和工作量。
6、全面的統計分析，提供決策依據：在物業(yè)管理的市場(chǎng)競爭中，計算機快速、自動(dòng)、強大的統計匯總功能和豐富的報表打印系統，使各項數據的統計匯總、分析表格一應俱全，物業(yè)管理公司領(lǐng)導可以隨時(shí)查閱最新的詳細情況，并依次快速、準確地做出決策，提高物業(yè)管理公司的管理水平與競爭力。
然而就目前而言，計算機在物業(yè)管理工作中的應用還不盡人意。以上海地區物業(yè)管理為例，目前大約有1700家物業(yè)管理企業(yè)，其中有近300家物業(yè)管理公司采用了物業(yè)信息系統進(jìn)行管理，但從嚴格意義上講，這些應用還稱(chēng)不上是系統，更不是真正的信息管理系統。
計算機網(wǎng)絡(luò )在物業(yè)管理中應用的瓶頸
計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)在物業(yè)管理中的應用到目前為止還沒(méi)有形成規模。筆者認為，歸納起來(lái)，妨礙計算機技術(shù)在物業(yè)管理行業(yè)應用的主要難點(diǎn)表現在以下幾個(gè)方面：
1、認識問(wèn)題 這種思潮認為，信息系統再好，也不能產(chǎn)生經(jīng)濟效益，或直接產(chǎn)生效益，因此，網(wǎng)絡(luò )對企業(yè)來(lái)說(shuō)是錦上添花，可有可無(wú)。其實(shí)，這是粗放型經(jīng)濟模式下產(chǎn)生的誤區，他們不了解管理出效益的真諦，不了解管理與技術(shù)的內在聯(lián)系。網(wǎng)絡(luò )雖然不直接產(chǎn)生效益，但它可以產(chǎn)生間接的、無(wú)形的、長(cháng)久的經(jīng)濟效益。
2、數據概念 目前，物業(yè)管理方面的數據庫基本沒(méi)有什么標準和規定，完全是各單位根據自己的需要開(kāi)發(fā)一些小型應用。但這些數據庫各自為政，互不兼容，如租金管理、基金管理、售房管理等。各部門(mén)的數據，尤其是基礎數據不共享或不能共享，這樣就造成了許多重復工作，浪費時(shí)間和精力。近年來(lái)，數據庫軟件平臺發(fā)展很快，特別是以Internet技術(shù)為平臺的應用是資料信息共享的新方式，隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )系統的建立，在網(wǎng)絡(luò )上運行通用和專(zhuān)用物業(yè)管理數據庫將是必要的。
3、數值計算 物業(yè)管理有關(guān)費用的計算的難點(diǎn)不在于計算機軟件，而在于物業(yè)管理收費數學(xué)力學(xué)模型的概念化和準確界定。一般來(lái)說(shuō)，數值計算的數學(xué)力學(xué)模型確定之后，根據確定性模型，再去編制計算機程序都不是困難的事情，甚至許多數值計算問(wèn)題根本用不著(zhù)自己去編程序。隨著(zhù)物業(yè)管理向集約化、專(zhuān)業(yè)化方向的發(fā)展，這種服務(wù)的計費模型將是必須解決的一個(gè)問(wèn)題。普通物業(yè)管理人員只要熟悉類(lèi)似于Excel 這種軟件的分析、計算、制表和繪圖功能，掌握其使用方法，基本上就可以滿(mǎn)足一般性物業(yè)管理人員只要基本的數值計算問(wèn)題和資料匯總的要求。
4、文檔管理 文檔資料管理是物業(yè)管理的重要內容，歷來(lái)是各單位技術(shù)檔案管理的重點(diǎn)之一。一些重要物業(yè)的技術(shù)檔案還有保密性，有嚴格的管理規定。計算機技術(shù)的應用使得傳統的檔案管理受到?jīng)_擊。例如，要求一線(xiàn)作業(yè)人員的原始作業(yè)記錄都要歸檔，不得輕易改動(dòng)，新技術(shù)和舊管理必將產(chǎn)生沖突，因為計算機中的數據可以改動(dòng)。物業(yè)管理的計算機資料應該包括文字資料、結構圖件、圖像和語(yǔ)音資料等，實(shí)際上早已不再是傳統意義上單純的文件檔案和圖件資料了，取而代之的是多媒體形式的文檔。
5、網(wǎng)絡(luò )系統 物業(yè)管理界的網(wǎng)絡(luò )系統的應用目前尚處在初級階段，少數單位的局域網(wǎng)可以進(jìn)行一些文件傳輸或數據交換，已經(jīng)走出了網(wǎng)絡(luò )應用的第一步，但離真正意義上的網(wǎng)絡(luò )應用還有相當大的差距。少數單位正在進(jìn)行深層次的探討，如按物業(yè)類(lèi)型分類(lèi)，進(jìn)行商品房、寫(xiě)字樓、公房等專(zhuān)門(mén)類(lèi)型的系統開(kāi)發(fā)。網(wǎng)絡(luò )的意義無(wú)人質(zhì)疑，難點(diǎn)是投入與具體應用，期間有許多現實(shí)條件和發(fā)展問(wèn)題需要認真研究，并加以解決。
(作者單位：廣州市科耐科技有限公司)