第十四條 召開(kāi)業(yè)主大會(huì )會(huì )議,應當于會(huì )議召開(kāi) 15 日以前通知全體業(yè)主。
住宅小區的業(yè)主大會(huì )會(huì )議 , 應當同時(shí)告知相關(guān)的居民委員會(huì )。
業(yè)主委員會(huì )應當做好業(yè)主大會(huì )會(huì )議記錄。
[釋義]本條是對召開(kāi)業(yè)主大會(huì )會(huì )議的會(huì )前通知、告知和會(huì )議記錄制度的規定。
第一款明確規定了召開(kāi)業(yè)主大會(huì )會(huì )前通知的時(shí)間。由手業(yè)主 大會(huì )會(huì )議是業(yè)主行使權利的重要途徑,因此召開(kāi)業(yè)主大會(huì )會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、內容等事項應當提前在物業(yè)管理小區內公告或者將會(huì )議通知等材料送達全體業(yè)主。為了使全體業(yè)主都有足夠的時(shí)間了解會(huì )議的情況并作好參加會(huì )議的準備,本條規定召開(kāi)業(yè)主大會(huì ) 會(huì )議應該提前 15 日通知。
第二款是關(guān)于召開(kāi)業(yè)主大會(huì )會(huì )議應當向居民委員會(huì )告知的規定。居民委員會(huì )是基層群眾性自治組織,在社區內行使自治管理職能,帶有比較明顯的社會(huì )公共性的色彰。在住宅小區內,物業(yè)管理是社區建設中社區服務(wù)的主要實(shí)現方式,從便于居民委員會(huì )對業(yè)主大會(huì )的相關(guān)工作進(jìn)行指導和監督,促進(jìn)兩者相互配合、相互協(xié)助的角度出發(fā),應當建立兩者間必要的溝通機制。因此,本條規定,在住宅小區內召開(kāi)業(yè)主大會(huì )會(huì )議,應當告知相關(guān)的居民委員會(huì )。之所以是相關(guān)居民委員會(huì ),是因為業(yè)主大會(huì )與居民委員會(huì )之間,不是簡(jiǎn)單的一一對應的關(guān)系,一個(gè)物業(yè)管理區域只有一個(gè)業(yè)主大會(huì ),但完全可能有兩個(gè)以上的居民委員會(huì ),只要是相關(guān)的居民委員會(huì ),業(yè)主大會(huì )召開(kāi)會(huì )議都應當告知。非住宅小區的物業(yè)管理區域由于一般不涉及居民社區事務(wù),是否告知居民委員會(huì ),《條例》不做要求。
第三款是關(guān)于業(yè)主大會(huì )會(huì )議記錄制度的規定。由于在業(yè)主大會(huì )會(huì )議上討論的是物業(yè)管理區域內有關(guān)物業(yè)管理的各種事項,廣大與會(huì )業(yè)主要就此發(fā)表意見(jiàn)并進(jìn)行技票表決,決定的結果關(guān)系到全體業(yè)主的共同利益。因此,為了保證會(huì )議的民主和公正,業(yè)主大會(huì )會(huì )議的召開(kāi)過(guò)程和業(yè)主們發(fā)表的意見(jiàn)應當以書(shū)面形式作詳細 真實(shí)的記錄,并形成業(yè)主大會(huì )開(kāi)展工作的重要檔案材料。這樣做既便于業(yè)主對業(yè)主大會(huì )進(jìn)行監督,又便于將來(lái)可能發(fā)生有關(guān)爭議或者糾紛時(shí)有案可查。做好業(yè)主大會(huì )會(huì )議記錄的職責由業(yè)主委員會(huì )來(lái)承擔。