如何做好物業(yè)給排水系統的全生命周期管理
內容簡(jiǎn)介
物業(yè)管理是以服務(wù)為宗旨的第三產(chǎn)業(yè)。隨著(zhù)人民生活水平的不斷提高,對居住環(huán)境的要求也越來(lái)越高。以物業(yè)服務(wù)企業(yè)來(lái)說(shuō),如何適應行業(yè)市場(chǎng)的需求，則需要尋求更大的發(fā)展空間,將企業(yè)做大做強,猶顯迫切。為提升企業(yè)的競爭實(shí)力,必須要擴大規模,完善管理,在服務(wù)中追求不斷的“改革創(chuàng )新”和“精細化”過(guò)程管理,從“單一物業(yè)管理”演變成“全方位物業(yè)管理”的過(guò)程。由原來(lái)簡(jiǎn)單的對物業(yè)管理上升到對人的優(yōu)質(zhì)服務(wù)來(lái)帶動(dòng)并完善對物的管理,從而創(chuàng )造出優(yōu)質(zhì)的物業(yè)服務(wù)過(guò)程精品,達到物業(yè)服務(wù)企業(yè)與業(yè)主雙贏(yíng)的目的。
本文主要敘述物業(yè)給排水系統如何從規劃設計、建設施工的前期階段介入、承接查驗及物業(yè)后期維護保養等方面做好全生命周期管理來(lái)助力物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的提升。具體如下:
一、 物業(yè)前期管理
(一) 規劃設計階段：
規劃設計人員的慣性思維會(huì )依據技術(shù)標準和建筑規范進(jìn)行規劃與設計，往往忽視了物業(yè)管理的特點(diǎn)和實(shí)際需要。為避免物業(yè)建成后的使用和管理問(wèn)題，應從項目準備、規劃設計階段開(kāi)始提前介入。從物業(yè)管理的合理性和業(yè)戶(hù)使用的便利性來(lái)參與新建項目的優(yōu)化設計, 對項目的規劃設計、建筑施工、設施設備選型及安裝、維護和保養、降低管理成本等方面提出合理性意見(jiàn)，按照物業(yè)管理的實(shí)際需求進(jìn)行主動(dòng)參與管控,提高物業(yè)建設質(zhì)量,為后期物業(yè)管理創(chuàng )造良好條件。物業(yè)服務(wù)企業(yè)主要參與如下工作：
1. 參加新開(kāi)發(fā)項目的前介會(huì )議（包括交底會(huì )、定位會(huì )、定案會(huì )），提前對上會(huì )資料進(jìn)行會(huì )審，編寫(xiě)物業(yè)建議書(shū)提出合理性意見(jiàn)，并參與建議書(shū)討論與評審；
2. 根據積累的物業(yè)管理經(jīng)驗，我司與地產(chǎn)工程中心、設計中心共同編制《設備機房裝修交付配置標準》、《前期設計物業(yè)管理建議書(shū)》并聯(lián)合頒布實(shí)施。其中針對給排水系統的設計，主要對設備機房及集水井的布局與硬裝、生活水池建造、土建工程、設施設備選型及安裝、排水設施、管道標識及機房配置標準等多方面提出合理性建議。
(二) 施工建設階段：
設備（含設施）的前期管理是設備全生命周期管理工作的重要部分之一，它與物業(yè)公司接管物業(yè)之后對設備的管理（稱(chēng)為設備后期管理）共同組成設備管理。然而，設備的后期管理只是一種“被動(dòng)”式管理，對開(kāi)發(fā)建設期間的不合理設計和不規范施工造成的不良后果往往無(wú)法或難以糾正，給后期使用和維護帶來(lái)不便和困難，物業(yè)服務(wù)企業(yè)不得不加大設備的運行成本和管理成本，對業(yè)主和物業(yè)服務(wù)企業(yè)造成永久性的經(jīng)濟損失。
介入設備前期管理，恰恰可以對設計缺陷進(jìn)行彌補，從源頭上堵住不合理的設計和安裝施工對設備后期管理造成的困難和損失。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應做好如下工作：
1. 在項目竣工驗收前3至5個(gè)月，根據地產(chǎn)項目部需求配置具有水電氣專(zhuān)業(yè)知識和良好溝通技巧的專(zhuān)職人員，并經(jīng)過(guò)相關(guān)技術(shù)培訓；
2. 按照施工安裝進(jìn)度對現場(chǎng)跟進(jìn)，重點(diǎn)關(guān)注隱蔽工程，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)與地產(chǎn)工程部、施工方等進(jìn)行溝通解決；并實(shí)行前期介入周報制度，將施工現場(chǎng)進(jìn)展及發(fā)現的問(wèn)題以《物業(yè)前期介入周報表》的形式書(shū)面呈報給地產(chǎn)項目工程部，并實(shí)時(shí)跟進(jìn)所呈報問(wèn)題解決情況。
3. 對于介入過(guò)程中提出的物業(yè)建議以《前期介入工作聯(lián)系單》形式反饋給項目部；
4. 定期參加項目部組織的現場(chǎng)工作協(xié)調會(huì )，及時(shí)溝通相關(guān)問(wèn)題和進(jìn)度。
5. 主動(dòng)參與項目工程竣工驗收過(guò)程，派專(zhuān)人做好驗收記錄，根據竣工驗收和不合格項整改的情況，提前做好物業(yè)接管驗收的準備工作。
(三) 物業(yè)承接查驗階段
新建物業(yè)承接查驗工作是履行前期物業(yè)服務(wù)合同的一個(gè)主要內容和關(guān)鍵環(huán)節，是物業(yè)管理的基礎工作，直接關(guān)系到物業(yè)管理工作今后能否正常運行，以及使用和管理過(guò)程中出現質(zhì)量問(wèn)題時(shí)責任的確定。為了規范公司物業(yè)承接查驗行為，加強前期物業(yè)管理活動(dòng)的指導和監督，維護業(yè)主的合法權益，根據國家有關(guān)法律法規的規定，結合我司的實(shí)際情況，制定了一套有關(guān)前期物業(yè)承接查驗的作業(yè)指導文件、分項工程的查驗記錄表單，嚴把工程質(zhì)量關(guān)，主要體現在以下幾方面：
1. 實(shí)行承接查驗的新建物業(yè)前，核實(shí)應具備的條件的相關(guān)文件；
2. 項目在物業(yè)交付使用前3個(gè)月，制定物業(yè)承接查驗方案和計劃，并形成書(shū)面報告；
3. 在新建物業(yè)交付使用前2個(gè)月，根據項目配套情況，組建物業(yè)承接查驗專(zhuān)項小組，并對查驗小組成員做好承接查驗培訓工作；
4. 會(huì )同地產(chǎn)、施工單位、監理等相關(guān)部門(mén)召開(kāi)承接驗收啟動(dòng)會(huì )議，公布并確定驗收內容及工作計劃，對施工單位講解驗收接管流程、驗收標準及相關(guān)表單的使用、規范填寫(xiě)要求；
5. 承接查驗前要求施工單位、監理公司完成自檢及整改工作，并出具《建筑施工現場(chǎng)質(zhì)量初驗驗收記錄》，項目工程部復核施工單位自檢情況；
6. 在現場(chǎng)查驗前20日，要求建設單位移交規定圖紙資料，物業(yè)公司對其進(jìn)行清點(diǎn)和核查，發(fā)現缺少部分，及時(shí)向項目移交小組索取，做好移交記錄并簽字確認；提前閱讀熟悉有關(guān)資料，為現場(chǎng)查驗做好充分準備。
7. 依據國家有關(guān)法律法規的規定及參照我司制定的查驗標準和要求，對給排水系統設施設備進(jìn)行現場(chǎng)使用功能檢查和驗收，對數量和質(zhì)量不符合約定或規定項、存在的使用功能問(wèn)題及缺陷項，現場(chǎng)做好查驗記錄，出具《分項工程整改意見(jiàn)書(shū)》，編制給排水系統《缺陷報告》，由三方簽字確認，并要求地產(chǎn)項目部限時(shí)整改；
8. 查驗結束后，根據匯總的所有查驗記錄，在5個(gè)工作日內編制《物業(yè)承接查驗報告》，交地產(chǎn)項目部負責人簽收；
9. 聯(lián)合地產(chǎn)項目部根據《物業(yè)承接查驗報告》通知相關(guān)單位，召開(kāi)驗收整改溝通會(huì )議，確定物業(yè)移交時(shí)間、問(wèn)題整改相關(guān)責任人、整改及復查時(shí)間，并制定解決措施。
10. 根據整改情況，組織相關(guān)單位進(jìn)行復驗；并根據復驗結果，編寫(xiě)《物業(yè)承接查驗存在問(wèn)題復驗報告》。復驗中相關(guān)缺陷問(wèn)題，仍不具備移交條件時(shí)，通過(guò)書(shū)面函件督促相關(guān)單位落實(shí)整改，并再次進(jìn)行復驗，直至全部合格為止。
11. 按照我司的管控要求，整改完成率需達到90%以上，工程存在質(zhì)量問(wèn)題整改達不到要求的不予接收。
(四) 工程質(zhì)量保修管理
工程質(zhì)量（包括各類(lèi)設備設施）保修工作屬于物業(yè)后期管理的范疇。但由于諸多原因，工程竣工時(shí)間與物業(yè)正式接管的時(shí)間往往不統一，形成“保修時(shí)間差”，時(shí)間差會(huì )有數月或半年之久甚至更長(cháng)，就產(chǎn)生保修的起始時(shí)間問(wèn)題。開(kāi)發(fā)商同施工單位所簽訂的施工合同的保修起始時(shí)期是以項目竣工驗收合格之日算起，而此時(shí)業(yè)主并沒(méi)有收樓或物業(yè)還未正式接管，顯然，實(shí)際保修期被縮短了。造成這一問(wèn)題的責任在開(kāi)發(fā)商，而不是物業(yè)公司，所以物業(yè)公司在后期管理工作中陷入被動(dòng)或造成經(jīng)濟損失。
為了維護業(yè)主（使用人）及物業(yè)公司自身的利益，我司經(jīng)過(guò)多次與地產(chǎn)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)商，并得到地產(chǎn)同意，今后在保修合同中規定保修起始日期從物業(yè)驗收合格正式接管簽字之日起計算。并明確保修的責任方，承擔在“保修時(shí)間差”內發(fā)生的所有因質(zhì)量缺陷而進(jìn)行保修的費用。
二、 物業(yè)后期管理
設施設備是所有業(yè)主的共有財產(chǎn)，業(yè)主的生活質(zhì)量時(shí)刻都與設施設備的運行狀態(tài)息息相關(guān)，因而是物業(yè)服務(wù)管理工作中的重中之重。
設施設備前期管理是全生命周期管理的一部分，本節論述的是設備的“后期管理”，是設備全生命周期管理的另一部分，兩者合一，才是完整的設施設備管理，管理的目的有以下三個(gè)：
1.為業(yè)主提供安全、便利、優(yōu)質(zhì)生活的保障條件；
2.延長(cháng)設施設備使用壽命，使設施設備生命周期的運行、養護費用最經(jīng)濟，綜合效能最高，并實(shí)現設施設備的保值、增值；
3.對設施設備維護保養的越到位，設備的運行狀態(tài)效率越高，物業(yè)管理成本則越低。
給排水系統設施設備管理內容主要有基礎資料管理、運行管理、維修養護管理、安全生產(chǎn)管理四個(gè)方面：
(一) 基礎資料管理
1. 給排水設施設備接管后均建立原始資料檔案(包括合格證明、技術(shù)資料、使用說(shuō)明書(shū)、接管驗收及交接記錄)、臺賬檔案和設備巡查、運行和維修養護資料檔案管理；
2. 對新開(kāi)發(fā)的項目，物業(yè)接管后一個(gè)月內按照公司標準建立設施設備臺賬和設備卡，設專(zhuān)人管理；并每年度定期對設施設備臺賬進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)核實(shí)、更新，保證賬務(wù)相符；
3. 對備品和備件建立物品卡，賬目清楚，備品、備件進(jìn)/出庫時(shí)，及時(shí)登記，做到物、卡、賬相符。
(二) 設施設備運行管理
1. 建立健全的作業(yè)指導文件，包括崗位職責、運行、保養、設備房巡查管理規程、交接班制度等；
2. 建立設施設備的巡查、運行、保養、維修記錄等；
3. 按相關(guān)規定要求工程員工持有效證件上崗，并做好設備機房外來(lái)人員出/入登記管理；
4. 定期對設施設備管理記錄進(jìn)行統計分析，掌握設施設備運行情況，制定并實(shí)施經(jīng)濟運行技術(shù)指標和相應的措施，使設備系統在滿(mǎn)足使用要求前提下，以最佳經(jīng)濟、節能狀態(tài)下正常運行，降低運行和管理成本；
5. 因檢修或市政停電停水時(shí)，提前出示通告通知住戶(hù)停水時(shí)間，以便住戶(hù)做好準備，并協(xié)助住戶(hù)做好儲水工作。
(三) 設備維修養護管理
1. 給排水設施設備接管后的一個(gè)月內，要完成設施設備的開(kāi)荒保養工作，主要是針對設備的動(dòng)力、控制箱/柜、管道、閥門(mén)、機房環(huán)境進(jìn)行清潔開(kāi)荒，清理施工遺留的線(xiàn)頭、螺絲、墊片等雜物、灰塵，緊固動(dòng)力開(kāi)關(guān)、線(xiàn)排、接線(xiàn)等螺絲，保障設施設備的安全運行；
2. 根據設施設備臺賬編制給排水設備設施年度保養及維修計劃并分解到每月執行實(shí)施，杜絕漏保項目；并按照計劃的需要提前采購備件，減少設備停機時(shí)間，提高維修工作效率；
3. 加強設施設備的日常檢查工作，并詳細記錄，定期分析、判斷存在的故障，及時(shí)準確消除故障隱患；
4. 建立健全操作、保養規程、檢查和保養標準；做到責任明確，獎罰分明；對采購工作加大監管力度，保證備品、備件的到達時(shí)間及質(zhì)量和數量。
5. 生活供水水箱直接關(guān)系到用戶(hù)的飲用水安全，需制定嚴格的管理制度并監督執行，水箱間的門(mén)窗關(guān)閉嚴密，機房門(mén)和水箱蓋上鎖，鑰匙由專(zhuān)人管理；清洗消毒水箱交由有專(zhuān)業(yè)資質(zhì)的單位進(jìn)行，清洗消毒后將水樣送衛生防疫站檢驗，確保生活供水的質(zhì)量，檢驗結果歸檔保存，并對當期水質(zhì)檢測報告進(jìn)行公示；
6. 定期檢定測量?jì)x表、安全報警裝置，保證所有檢測測量?jì)x表和安全報警裝置正常，降低設備運行故障率的發(fā)生；
7. 根據公司標準完善給排水設備設施各類(lèi)的VI標識，并且保證標識的持久、清晰、完好；
8. 制定設備的環(huán)境管理制度，保持設備所在環(huán)境整潔衛生，通風(fēng)良好，溫濕度符合設備要求，物品，工具存放有序；
9. 根據我司的品質(zhì)提升計劃，編制《設備機房可視化標準》并頒布實(shí)施，樹(shù)立各城市標桿項目，由集團運營(yíng)管理中心牽頭對其進(jìn)行檢查、考評，做到獎罰分明；
(四) 安全生產(chǎn)管理
安全生產(chǎn)管理是物業(yè)服務(wù)企業(yè)發(fā)展的首要任務(wù)，是對給排水設施設備的運行操作、使用的主要工作。定期檢查操作人員、維修人員的安全操作，并進(jìn)行安全作業(yè)培訓，建立安全責任制，宣傳安全規范知識：
1. 適時(shí)、定期組織新老員工進(jìn)行“理論+實(shí)踐”結合培訓，提高員工綜合操作技能；
2. 定期落實(shí)開(kāi)展各規章制度的貫徹工作，使所有操作人員都能做到嚴格執行安全操作規程，確保人身、設施設備零事故發(fā)生；
3. 制定健全的突發(fā)事件應急處理預案，成立應急處理小組，每年定期組織員工開(kāi)展給排水系統的培訓和應急演練，提高員工的工作警惕性、應急處理能力和團隊意識；
4. 每年定期開(kāi)展“設備機房開(kāi)放日”活動(dòng)，讓業(yè)戶(hù)/用戶(hù)更好地了解我司對設備設施機房的管理狀況，監督我司的服務(wù)品質(zhì)；同時(shí)為業(yè)主宣傳用水、用電安全知識；
5. 每年組織各城市公司、項目之間的員工開(kāi)展給排水系統專(zhuān)業(yè)技能競賽和參觀(guān)交流學(xué)習，促進(jìn)城市及項目員工之間的交流，提高員工的對給排水系統的管理水平。
總結：
給排水系統是物業(yè)使用功能的基本保障條件之一，系統工作的正常與否直接影響到業(yè)主和使用人的生活及工作環(huán)境，也將影響到物業(yè)服務(wù)功能的正常發(fā)揮。因此，只有做好給排水系統全生命周期的精細化管理，才能更好地助力物業(yè)服務(wù)的質(zhì)量提升。