一、物業(yè)檔案的建立
1、什么是物業(yè)檔案？
指人們在物業(yè)的開(kāi)發(fā)和管理活動(dòng)中形成的，作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖象、聲音以及其他各種方式和載體的文件。
2、物業(yè)檔案的兩個(gè)重要作用
① 憑證作用
② 參考作用
3、建立動(dòng)態(tài)的物業(yè)檔案資料管理機制
由于物業(yè)檔案資料管理具有動(dòng)態(tài)性，因此必須建立動(dòng)態(tài)管理機制凡是管理程序的各個(gè)環(huán)節，有關(guān)人員都要進(jìn)行及時(shí)性、經(jīng)常性、完備性的動(dòng)態(tài)記錄。
4、資料的收集
① 檔案室
※物業(yè)管理企業(yè)應設立專(zhuān)門(mén)的檔案室，由專(zhuān)人負責管理。
※在資料收集時(shí)應保證資料真實(shí)及渠道廣泛。
② 資料收集的兩種方式
※按時(shí)間順序收集
1）設計規劃階段信息
2）施工及驗收階段信息
3）委托管理階段信息
4）業(yè)主收樓信息
5）日常管理信息
※按物業(yè)管理參與者的各方面來(lái)收集
1）在物業(yè)接管移交與開(kāi)發(fā)商及設計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準確地收 集到工程建設產(chǎn)權及工程技術(shù)資料等原始資料。
2）在業(yè)主入伙，進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶(hù)資料。
3）在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回訪(fǎng)記錄等以及 其相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化。
4）通過(guò)政府主管部門(mén)獲取的相關(guān)信息。
5、資料的整理和分類(lèi)
資料整理要求:
收集到原始資料后，統一由檔案管理人員集中整理。剔除作廢和無(wú)效的記錄，然后按類(lèi)別進(jìn)行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類(lèi)合理、便于檢索。
資料分類(lèi)①：根據工作的內容整理和分類(lèi)
行政：上級文件、內部發(fā)文、人事后勤…
工程：工程圖紙、設備檔案、維修記錄…
客服：業(yè)主資料、裝修資料、客戶(hù)投訴…
安保：巡查記錄、緊急事件、車(chē)輛檔案…
財務(wù)：各類(lèi)帳冊、發(fā)票存根、預算報告…
資料分類(lèi)②：根據工作的內容整理和分類(lèi)
實(shí)際工作中，文件資料、檔案一般不作嚴格區分，另外歸檔時(shí)可照顧到從文件到檔案的連貫性，進(jìn)行分類(lèi)。
◆產(chǎn)權與工程技術(shù)資料
◆?。ㄓ茫?hù)檔案
◆裝修檔案資料
◆工程維修資料
◆設備設施管理資料
◆治安消防安全管理資料
◆綠化清潔資料
◆員工管理資料
◆業(yè)主日常資料
◆行政文件資料
◆業(yè)主委員會(huì )資料
二、物業(yè)檔案的管理
1、什么是物業(yè)檔案的管理？
指物業(yè)公司在物業(yè)管理管理活動(dòng)中，對物業(yè)的原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統計、利用，為物業(yè)管理提供客觀(guān)依據和參考資料。
2、檔案管理注意事項
① 強調原始記錄的重要性
② 數據準確、資料詳實(shí)
③ 不錯不漏、帳實(shí)相符
④ 妥善保管、查閱方便
⑤ 保證檔案資料的完整、準確、新鮮、安全
3、檔案的建立的四個(gè)環(huán)節
1收集2整理3歸檔4使用
收集——是將分散在樓盤(pán)內各部門(mén)的有保存價(jià)值的文件資料向公司檔案室或負責管理檔案的人員移交、集中的工作。
① 收集的關(guān)鍵是盡可能完整
完整的檔案收集體現在三個(gè)方面：
<1>.從規劃設計到工程竣工
<2>.從地下到樓頂
<3>.從主體到配套的技術(shù)資料
② 整理的重點(diǎn)是去偽存真。留下物業(yè)管理有用的資料。 整理干凈不是最終目的，而是避免查找時(shí)浪費時(shí)間，提高工作效率。
③ 歸檔—指按照資料本身的內在規律進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)與保存，如按每一棟建筑分類(lèi)。 歸檔形式—同時(shí)采用原始資料與計算機檔案管理雙軌制，使儲存方式的多元化,對業(yè)主和公司利益影響較大的檔案都應加以保存。
檔案歸檔應根據部門(mén)、年度、內容、保存期及保密程度的分類(lèi)順序進(jìn)行組卷，逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。
為保證檔案的安全與完善，檔案室應隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔、注意防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮。
歸檔作用——“十清”
◆物業(yè)來(lái)源清
◆物業(yè)數量清
◆物業(yè)質(zhì)量清
◆物業(yè)價(jià)值清
◆結構類(lèi)型清
◆設備設施清
◆綠化苗木清
◆租金費用清
◆使用情況清
◆維修更新清
④ 使用
檢索——計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)；審批——按檔案的不同密級由相關(guān)負責人批準后方可借閱；手續——借閱手續的辦理（借、還登記；檢查完好程度；借閱時(shí)間規定等）
三、物業(yè)檔案的銷(xiāo)毀
銷(xiāo)毀——根據檔案的保存期限和性質(zhì)，定期對過(guò)期或作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀，防止檔案的堆積和混淆。
◆經(jīng)領(lǐng)導審批通過(guò)方可銷(xiāo)毀
◆建立已銷(xiāo)毀文檔清單備查
